El sector administrativo de la concesionaria exige un Gerente que logre mantener una performance del área ágil, eficiente y rentable. Sus objetivos deben ser:

• Tener empleados administrativos eficientes
• Disminuir el costo administrativo por venta
• Buscar la mejor forma de financiamiento en compras
• Mantener una estricta política de cobros para evitar clientes morosos

Además, el Gerente de Administración tiene la tarea de conocer el funcionamiento de las distintas sucursales de la concesionaria, generar informes para comparar el rendimiento de cada una y tomar decisiones para mejorar el negocio.

Analizaremos algunas cuestiones que el Gerente Administrativo debe conocer para detectar errores y lograr un funcionamiento rentable del área.

Detectar la rentabilidad y efectividad de los empleados

Si el sector administrativo tiene más empleados de los que necesita su funcionamiento no es rentable para la concesionaria. Por esta razón, el Gerente debe lograr que su departamento evite el exceso o la falta de personal. Ya sea sobrecargando a un empleado con muchas tareas o manteniendo a muchos empleados enfocados pocas tareas, se producen situaciones perjudiciales para el negocio y que el Gerente de Administración debe evitar.

Controlar el período promedio de cobros y pagos

El Gerente de Administración debe controlar la relación entre el tiempo en que tardan los clientes en pagar sus deudas versus el tiempo que da el proveedor para pagar. Es decir, si a los clientes se les da créditos a 30 días pero los proveedores solo dan crédito a 15 días se estaría en una desventaja financiera puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, está obligada a pagar de contado o a muy corto plazo a sus proveedores.

Generar informes de su negocio

Una práctica recomendada es generar y obtener informes del desempeño de sectores administrativos de las distintas sucursales de la concesionaria. Un dealer que no cuenta con información clara y confiable no puede tomar decisiones para mejorar el negocio.

Estrategias recomendadas

Suspensión de cuentas. A través del DMS de Autologica se pueden suspender las cuentas de clientes deudores impidiendo cualquier tipo de negocio a través del sistema.

Seguimiento diario de informes. Contando con información del rendimiento y desempeño del sector administrativo se podrán tomar decisiones rápidas con respecto a las políticas de financiamiento.

Informes centralizados. Los concesionarios que poseen más de un punto de venta pueden obtener información individual de que cada sucursal. Cruzando estos datos, puede detectar problemas y proponer soluciones.

Capacitación de empleados administrativos. Un empleado capacitado trabaja más rápida y eficientemente. Eliminando tareas repetitivas y mejorando los procesos se logra una mayor efectividad desde que el empleado administrativo recibe la carpeta de la operación hasta la entrega del vehículo al cliente.

«Analizar y mejorar el sector administrativo es muy importante porque provee el backoffice que sostiene todas las operaciones de ventas de la concesionaria. Todo lo que se mide es posible mejorarlo» Jorgelina Perez – Dealer Solution Specialist