El primer asistentes IA lanzado por Autologica es mucho más que un lector de facturas; es un herramienta 100% integrada al DMS, que entiende las necesidades del departamento administrativo, y contempla cada obstáculo que hay en la tarea de cargar facturas de gastos.

¿El objetivo? Dejar de invertir tiempo en una tarea repetitiva y tediosa, Tener la información cargada en el sistema mucho más rápido, y reducir los errores que conlleva la carga manual.

AVA Documents está 100% integrado al DMS.

No es un addon, es parte nativa del sistema.

¿Cómo funciona AVA Documents en el día a día?

Desde la web se podrá cargar una o múltiples facturas de gastos varios, en diferentes formatos: jpg, png, PDF o sacando una foto.

AVA va a interpretar cada dato que ve:

• Proveedor (CUIT, condición frente a IVA)
• Tipo y número de comprobante
• Fecha de emisión
• CAE y su fecha de vencimiento
• Conceptos
• Vencimientos
• Detalle de los items de la factura
• Impuestos
• Percepciones de IIBB

A partir de aquí se ve el mayor diferencial

Quien cargue las facturas va a poder hacer un controlar ocular y, en caso que lo requiera, modificar cualquier campo.

Si el proveedor ya está en el DMS, muestra los Bienes o Servicios para los cálculos impositivos, permitendo elegir el que se necesite. Esta información la trae del DMS.

Si el proveedor no existe, se crea desde allí mismo, ahorrando muchísimo tiempo. Esta información viaja al DMS.

¿Trabajas con Centro de Costos? Permite elegir la cuenta de imputación o, pueden elegir de centro de costos antes de procesar el comprobante para insertar los gastos en las distintas cuentas asociadas.

¿Trabajas con Autorización de pagos? En ese caso, cuando cargues una factura te va a dar la opción de definir qué usuario del sistema tendrá que autorizar ese pago.

¿Facturas con impuestos sin IVA? Este caso, por ejemplo, aplica a combustibles en Argentina. Además del precio y el IVA, están los impuestos ICL e IDC. AVA los indentifica, los discrimina y los carga para que se imputen correctamente.

Informes de uso para auditar la herramienta. Vas a contar con informes para ver qué facturas se cargaron, cuáles se modificaron y el usuario que lo realizó. Esto sirve par a tener un mayor control.

Una herramienta en constante evolución

Esta primera versión de AVA Documents ya se traduce en un ahorro del 60% del tiempo (incluso más) en la carga de facturas de gastos varios. Pero no se queda allí; el objetivo es que siga contribuyendo al equipo administrativo para quitar tareas repetitivas y que inviertan cada minuto en proyectos, planificación y tareas más rentables para el área.

Próximos pasos