Implementación

Una transición transparente a su nuevo DMS

Elegir un nuevo DMS es una decisión de alto impacto para una concesionaria. Trabajaremos con su equipo para asegurar que se cumplan sus expectativas.


Etapa 1 | Relevamiento

Relevamiento inicial de los procesos de cada departamento del concesionario.

  • Funcionalidad adicional
    En caso de que requiera funcionalidad adicional a la que actualmente posee el sistema, por favor consulte para que determinemos factibilidad, y tiempo de desarrollo y costo.
  • Gap analysis
    En implementaciones grandes puede agregarse una tarea de gap analysis que se realiza como paso previo a la implementación; esta tarea se cotizará aparte.

Etapa 2 | Parametrización

Configuración del sistema para que trabaje de acuerdo a los procesos básicos del concesionario.

  • Plan de cuentas
    Autologica incluye un plan de cuentas integral adaptado a la industria y a las mejores prácticas del negocio. Todos los comprobantes tienen su contabilidad definida en base a ese plan de cuentas. Por favor consulte si desea utilizar el plan de cuentas del concesionario.
  • Formatos de impresión
    Autologica tiene formatos de impresión estandarizados para toda la operatoria de una concesionaria. Si Ud. desea adaptaciones por favor solicite cotización.
  • interfaces
    Autologica ofrece una interfaz genérica de lista de precios de repuestos aplicable a cualquier marca, incluida sin cargo adicional. También ofrecemos interfaces básicas y avanzadas, que varían para cada marca, con cargo; por favor consultar.
  • Temas impositivos
    Los requerimientos impositivos se configurarán en Autologica durante la etapa de implementación. Si existiese un requisito impositivo que no se puede configurar, Autologica estimará el tiempo y costo, y lo desarrollará con la confirmación del concesionario.

Argentina

Se incluye el desarrollo de nuevos requisitos impositivos nacionales obligatorios, y sus modificaciones futuras. Se incluyen los siguientes padrones locales:

  • Rentas Buenos Aires
  • TSH La Plata
  • Padrón de IIBB y Régimen Alto Riesgo Fiscal CABA
  • Padrón de IIBB Tucumán
  • Padrón de Riesgo Fiscal IIBB Provincia de Salta
  • Padrón de Riesgo Fiscal de la Municipalidad de Córdoba
  • Padrón de Riesgo Fiscal IIBB Provincia de Córdoba
  • Padrón de Riesgo Fiscal IIBB Provincia de Mendoza

Nuevos padrones, modificaciones a padrones existentes, y otros requisitos impositivos que puedan surgir, deberán solicitarse a Autologica; serán analizados para determinar tiempo y costo.

Resto de países

Facturación electrónica: Autologica Sky DMS se integra con aplicaciones que resuelven la facturación electrónica en diversos países; Ud. podrá acordar el uso de esas aplicaciones con el proveedor correspondiente. Por favor consúltenos para mayor información.

Etapa 3 | Migración de datos

Las propuestas incluyen normalmente una importación de datos de clientes y proveedores, y una de repuestos con stock. Por favor consulte tiempo de entrega y costo de otras importaciones posibles.

En todos los casos se hará una prueba y luego el envío final de Ud. hacia Autologica. Ud. puede optar por hacer más correcciones y envíos de archivos, con costo.

Para cada juego de datos, Ud. debe enviarnos un archivo en el formato definido por Autologica. La generación y exactitud de los datos es responsabilidad del concesionario.

Etapa 4 | Capacitación de Key Users y personal en general

Capacitación sobre procesos básicos, y entrenamiento inicial de Key Users en el uso del sistema. Previamente cada usuario debe haber realizado y aprobado los cursos de eLearning (vía Internet).

Key User

Es una persona designada por la concesionaria que conoce a fondo la operatoria del negocio y que tiene claridad sobre los objetivos de implementar un DMS. Como representante del concesionario en el proyecto, coordina y controla que el avance del proyecto se realice según lo esperado. El rol de Key User puede ser desempeñado por una o más personas de la concesionaria, por ejemplo en casos de múltiples sucursales.

Funciones del Key User

  • Organizar los procesos de la concesionaria y alinearlos con el sistema, maximizando así los beneficios que el sistema ofrece.
  • Centralizar todas las dudas de los usuarios y resolver las consultas más frecuentes; cargar casos en el Centro de Ayuda para las consultas que no puede resolver. Es el nexo entre la concesionaria y el Departamento de Posventa de Autologica.
  • Resolver cuestiones de configuración del sistema y permisos de usuarios.
  • Auditar periódicamente la consistencia de los datos ingresados por los usuarios, comparando gestión con contabilidad.
  • Detectar necesidades de capacitación y gestionarlas ante Autologica.
  • Implementar con nuestro Departamento de Posventa cada nueva mejora de Autologica. Enseñar a los usuarios las nuevas funciones de cada nueva versión del sistema.

Etapa 5 | Puesta en marcha y capacitación al personal

La capacitación inicial en el uso del sistema se dicta durante la puesta en marcha del DMS, abarcando los circuitos de compras, ventas, vales, órdenes de reparación, caja, contables, impositivos, etc.

  • Es vital para el éxito del proyecto que todos los usuarios asistan a la capacitación. Para aquellos usuarios que no puedan asistir, el Key User y el Project Manager de Autologica acordarán en qué momento capacitarlos (la capacitación adicional tiene costo).
  • Cada usuario debe tener cámara y micrófono en su PC. Recomendamos que la cámara se mantenga encendida durante las sesiones de capacitación.
  • Si el Key User desea agregar capacitación, podrá acordarla con el Project Manager de Autologica.

Etapa 6 | Soporte pos-implementación

Luego de la puesta en marcha suele haber muchas consultas mientras los usuarios solidifican su conocimiento del DMS. El soporte pos-implementación se realiza durante los primeros días posteriores a la capacitación, donde seguimos muy de cerca el proyecto para asegurar que el sistema se use correctamente y que los usuarios se sientan cada vez más cómodos.

Etapa 7 | Soporte para cierre de mes

De haberse cotizado esta etapa, en el primer cierre del primer mes de uso del DMS, un consultor de Autologica asistirá al concesionario en las tareas pertinentes.

Etapa 8 | Soporte de seguimiento, implementación de funciones avanzadas

Al final del proceso de implementación, el concesionario pasa a la etapa de soporte donde será atendido por el Departamento de Posventa de Autologica. Con el tiempo se irán implementando las funciones avanzadas del sistema (informes analíticos vs. gestión, auditoría, informes ABC, gestión de compras, etc.)

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